Tips voor een financieel gezonde vrijwilligersorganisatie

Bijna de helft van Nederland is actief als vrijwilliger. Elke vrijwilligersorganisatie heeft met geld te maken. Fraude en fouten liggen echter op de loer.

Inzet van vrijwilligers
De samenleving leunt sterk op de inzet van vrijwilligers. Volgens de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV) zijn ruim 5,5 miljoen Nederlanders als vrijwilliger actief. Dat is bijna de helft van de volwassen bevolking. Elke vrijwilligersorganisatie heeft met geld te maken, stelt de NOV. Wie hierover goede afspraken maakt, kan fouten, misbruik en fraude voorkomen.

Tips voor de financiën
NOV heeft samen met accountant Maarten den Ouden van kascommissiegids.nl tips opgesteld die vrijwilligersorganisaties kunnen helpen om de financiën goed te regelen.

1. Beperk het contante geldverkeer
Streef ernaar om alle ontvangsten en betalingen per bank te laten plaatsvinden. De kans op diefstal wordt daarmee kleiner. Bovendien wordt geldverkeer via de bank automatisch geregistreerd.

2. Periodieke controle van alle betalingen
Iemand uit het bestuur – en dan niet de penningmeester – controleert bijvoorbeeld maandelijks alle financiële transacties.

3. Jaarlijkse controle door de kascommissie
Het bestuur voorziet de commissie van alle gevraagde informatie en ondersteuning. Ook is het goed om met de leden van de kascommissie de wederzijdse verwachtingen te bespreken. Checklists zijn te vinden op www.kascommissiegids.nl.

4. Afspraken over betalingen aan bestuursleden
Leg schriftelijk vast welke vergoedingen bestuursleden mogen declareren. Binnen welke termijn moet dat gebeuren? Een voorbeeld is de autovergoeding. Is dat een vast bedrag per kilometer? Of zijn het de werkelijke benzinekosten? Of de werkelijke totale kosten per kilometer? Geld lenen van de vereniging mag nooit.

5. Een ander bestuurslid geeft goedkeuring
De penningmeester controleert of er een schriftelijk goedkeuring is gegeven en of de factuur verder in orde is. Daarna verricht hij de daadwerkelijke betaling en verwerkt deze in de administratie. Desnoods geldt deze maatregel alleen voor betalingen boven een bepaald bedrag.

6. Het factuuradres is niet het adres van de penningmeester
Omdat de penningsmeester voor betaling goedkeuring nodig heeft van een bestuurslid, is het handig om het adres van de secretaris als factuuradres aan te houden. Het voordeel van deze maatregel is dat ook anderen dan alleen de penningmeester eventuele betalingsherinneringen zien.

7. Werken met contant geld
Als u toch met contant geld moet werken, zorg dan voor sluitende procedures. Bijvoorbeeld:
• Stort aan het einde van het jaar alle contante gelden af bij de bank. Hierdoor kan de kascommissie een goede controle maken.
• Laat bij collectes altijd twee personen het geld tellen en daarvoor tekenen.
• Heeft u een kantine? Werk dan met een kassa, houd regelmatig inventarisaties en laat de kascommissie tussentijdse controles uitvoeren. Zorg bij kaartverkoop voor genummerde kaartjes. Controleer dagelijks het aantal verkochte kaartjes en het ontvangen geld.

8. Referenties nagaan
Stelt u een nieuwe penningmeester aan? Of iemand anders die met geld van uw vereniging of stichting in aanraking komt? Doe navraag bij de organisaties waar de vrijwilliger voorheen werkzaam was of nog is. Of vraag een Verklaring Omtrent Gedrag.

9. Offertes
Vraag bij minstens drie verschillende aanbieders offerte op, als u uitgaven moet doen die meer dan 5 procent van de begroting bedragen.

10. Registreer bezittingen
Houd een administratie bij van alle bezittingen van uw vereniging. Inventariseer ook periodiek of alle bezittingen nog aanwezig zijn.

Bron: ING-Nieuws