Terug naar nieuwsoverzicht

Onderhandelen met artiesten

Het kerndoel van openluchttheaters is –  u weet dat als geen ander – om het publiek mooie en interessante voorstellingen voor te schotelen. Daar heb je uiteraard artiesten voor nodig. Vooral bij professionele artiesten zal er eerst over allerlei, praktische zaken moeten worden onderhandeld, alvorens de beoogde voorstelling daadwerkelijk plaats vindt.
Die onderhandelingen kunt u zien als een spel. Als u dat spel goed wilt spelen, dan moet u natuurlijk wel weten wat de spelregels zijn en wat het bijbehorende begrippenkader is.
Het artikel dat u nu onder ogen heeft, gaat hoofdzakelijk in op het financiële begrippenkader en het volgende artikel zal verder ingaan op een aantal ‘spelregels’, waarbij u tevens allerhande nuttige tips zullen worden aangereikt.
De uiteindelijke bedoeling van beide artikelen is dat u het onderhandelingsspel op een ontspannen en deskundige wijze speelt.

Soorten onderhandelingen
Het soort onderhandeling is afhankelijk van het soort contract tussen artiest en theater.
Daarbij zijn er grofweg drie soorten contracten mogelijk:

  1. Huur van het theater door de artiest;

  2. Uitkoop van een artiest door het theater;

  3. Partage.

    Opmerking: In het vervolg van dit artikel zal steeds over artiest worden gesproken, maar dit kunnen in de praktijk vanzelfsprekend meerdere artiesten zijn, zoals bij een band of toneelgezelschap.

Huur
Als een artiest uw theater wil huren, dan zijn de onderhandelingen betrekkelijk eenvoudig. Dit kunt u zelf nagaan, door het voorbeeld- huurcontract te bestuderen, dat in het Handboek is opgenomen. Het moge duidelijk zijn dat de artiest het meeste financiële risico loopt als deze het theater afhuurt en het theater het minste.

Uitkoop

Bij uitkoop betaalt het theater aan de artiest een vast bedrag, het uitkoopbedrag, voor het brengen van een voorstelling. Het overeengekomen uitkoopbedrag is onafhankelijk van de hoogte van de recette. Bij uitkoop komt de recette geheel ten goede aan het theater. Het moge duidelijk zijn dat bij uitkoop de onderhandelingen eveneens betrekkelijk eenvoudig zijn. Leg in dit geval wel schriftelijk vast dat de artiest of het impresariaat de loonbelasting en de sociale premies afdraagt. Anders kon u weleens  u vervelende problemen met de Belastingdienst krijgen.

Opmerkingen, aangaande Uitkoop:

1. De Buma-bijdrage wordt bij uitkoop bijna nooit in het uitkoopbedrag opgenomen. Hierop is echter één uitzondering: namelijk als het impresariaat of de artiest een bepaalde deal met Buma heeft, dan wordt de Buma-bijdrage in het uitkoopbedrag verrekend. Anders gezegd: in dit geval draagt het theater de Buma-bijdrage via het desbetreffende impresariaat af.
Maar normaal gesproken draagt het theater zélf de Buma-bijdrage af. Het theater moet er echter wel rekening mee houden dat de BTW daar nog bij komt.

2. Let er wel op dat de factuur klopt. Als het een zelfstandige artiest betreft, mag er nog tot 1 mei 2016 met een VAR gewerkt worden, maar voor groepen is een IPV (zie onderstaande opmerking) nodig. Dit gaat heel vaak fout! Uitleg:

De VAR is namelijk bedoeld voor persoonlijke arbeid van de artiest. Speelt de artiest solo, dan mag hij een factuur met daarbij een kopie VAR en paspoort sturen. Doen er echter meerdere mensen mee aan een voorstelling (bijvoorbeeld meerdere spelers of een technicus), dan mag er niet een factuur met een VAR gestuurd worden. Alle personen moeten in dit geval een eigen factuur met hun eigen VAR indienen. Heeft de artiest een IPV (zie opmerking 4 hieronder), dan mag hij/zij wel namens het hele gezelschap een factuur sturen.

3. Per 1 mei 2016 is de VAR (Verklaring Arbeidsrelatie) afgeschaft. In plaats daarvan worden modelovereenkomsten ingevoerd, die door de Belastingdienst opgesteld of beoordeeld zijn (voor nadere info: zie de website van de Belastingdienst).

4. Inhoudingsplichtigenverklaring artiesten (IPV)
Artiestenbureaus, impresariaten, verloningsbureaus en ook sommige theater- of muziekgezelschappen hebben een zogeheten Inhoudingsplichtigenverklaring artiesten (IPV). Dat is een door de belastingdienst afgegeven verklaring, waarin dat bureau of gezelschap wordt aangewezen als inhoudingsplichtige voor artiesten. In de praktijk betekent dit dat ook zij aan opdrachtgevers een all-in bedrag (ook wel uitkoopsom genoemd) mogen berekenen, waarbij niet de opdrachtgever maar het bureau of gezelschap de verantwoordelijkheid draagt voor de afdracht van de loonbelasting en sociale-verzekeringspremies.

Partage

Ingewikkelder wordt het als we te maken krijgen met partage.
Bij partage  wordt afgesproken dat de artiest voor het brengen van een voorstelling een afgesproken percentage van de partagebasis krijgt. Het theater krijgt dan het andere deel van de partage. (Kortom: partage (voor de artiest) + partage (voor het theater ) = partagebasis)

Om de partagebasis te kunnen berekenen, moeten we eerst een aantal begrippen definiëren:

Bruto-recette = de totale opbrengst van alle verkochte tickets

Totale baten = bruto-recette minus BTW

Netto-recette = totale baten minus Auteursrechten (mits er afgesproken is dat het theater de auteursrechten zal afdragen; zo niet dan zijn de netto-recette en de totale baten aan elkaar gelijk)

Auteursrechten = 7 % van de totale baten (zie ook netto-recette). Als afgesproken is dat de auteursrechten door het  theater worden afgedragen, dan worden deze kosten bij de costing opgenomen.

Costing = alle organisatie-onkosten voor het theater

Grafisch kan het één en ander als volgt worden weergegeven:

 

Garantie.
Het is gebruikelijk dat naast een partage ook een garantiebedrag voor de artiest wordt afgesproken. Dat garantiebedrag krijgt de artiest sowieso na bewezen diensten; ook als de recette zwaar tegen mocht vallen (dit is dus een risico voor het theater).
De partagebasis is dan de netto-recette minus (garantiebedrag + costing). Dit kan als volgt grafisch worden weergegeven:

Een voorbeeld met getallen.

Gegeven:

Bruto-recette  € 16.670,- (de opbrengst van alle verkochte tickets)

BTW € 1.000, – (de BTW in de cultuursector is nogal eens aan veranderingen onderhevig, maar stel dat deze  6 % van de bruto-recette is)

Garantiebedrag   € 7.250,-

Costing               € 4.761,- (= alle organisatie-onkosten voor het theater).

Partage-verdeling 20% – 80 %

(de partage-verdeling is vaak 20% – 80%; dat wil zeggen 20 % van de partagebasis komt ten goede aan het theater en 80 % aan de artiest. Allerlei andere partage-verdelingen zijn echter ook mogelijk; bijvoorbeeld 25 % – 75 %, 10 % – 90 % et cetera.)

Afgesproken is dat het theater de auteursrechten zal afdragen.

Gevraagd:
 
a. Wat zijn de totale baten?

b. Hoe hoog zijn de auteursrechten?

c. Hoe hoog is de netto-recette?

d. Hoe hoog is de partagebasis?

e. Wat is de opbrengst voor de artiest?

f. Wat is de opbrengst voor het theater?

Oplossing:

a. Totale baten = bruto-recette minus BTW = € 16.670,- minus € 1000,-  = € 15.670,-

b. Auteursrechten = 7 % van de totale baten = 7 % van € 15.670,- = € 1.097,-

c. Netto-recette = Totale baten minus Auteursrechten =  € 15.670,- minus € 1.097,- = € 14.573,-

d. Partagebasis = Netto-recette minus (Garantiebedrag+Costing)=€ 14.573,-minus (€ 7.250,- + € 4.761,-)= €2.562,-                  

e. Opbrengst voor de artiest=Garantiebedrag+partage=€ 7.250,-plus 80% v/d partagebasis=€ 7250,- +€ 2.050,- = €9.300,-           

f. Opbrengst voor het theater = Partage = 20 % van de partagebasis = 20 % van € 2.562,-,- = € 512,-

               Check: Partage (voor de artiest) + Partage (voor het theater) = € 2.050,- + € 512,- = € 2.562,- = Partagebasis – Klopt!

 Opmerkingen:.

  1. Als de partagebasis negatief is, dan heeft de desbetreffende voorstelling blijkbaar verlies opgeleverd. Dit verlies (ter grootte van de partagebasis) is dan volledig voor rekening van het theater. De artiest moet zich in dit geval tevreden stellen met het afgesproken garantiebedrag.

  2. Zelfs als de partagebasis negatief is, kan een voorstelling voor een theater desondanks  best lucratief zijn, omdat de gegenereerde horeca-inkomsten voornoemd verlies (ruimschoots) kunnen compenseren.

Aandacht voor de pecunia

Tijdens de onderhandelingen is het uiteraard verstandig en noodzakelijk om de financiële kant van een voorstelling scherp in de gaten te houden. Het liefst heeft u natuurlijk dat u als theater er geen geld bij inschiet. Oftewel: u streeft ernaar dat de totale inkomsten hoger zijn dan de totale uitgaven. In een enkel geval mogen de uitgaven echter ook wel eens hoger zijn dan de inkomsten, bijvoorbeeld als u met een bepaalde voorstelling uw theater wilt promoten en dat naar uw idee dat best een centje mag kosten.
Verder moeten we bedenken, dat de totale opbrengst voor een theater niet alleen door de voorstelling zélf wordt gegenereerd. Als uw theater bijvoorbeeld zelf de horeca verzorgt, dan komen de verdiensten daarvan uiteraard ten goede aan uw theater. Over deze extra inkomsten hoeft u niet met de artiest te onderhandelen, maar het is natuurlijk wel verstandig om tijdens de onderhandelingen een idee in uw achterhoofd te hebben hoe hoog die extra verdiensten naar schatting zullen zijn.
Het is hoe dan ook verstandig om tijdens de onderhandelingen een duidelijk en gefundeerd beeld te hebben wat de desbetreffende voorstelling naar schatting voor het theater zal opleveren. Per voorstelling is de (geschatte) opbrengst voor het theater eenvoudig als volgt te berekenen:

                        Geschatte bruto-recette

                        AF: Uitgaven (voor het theater)

                       Geschatte opbrengst (voor het theater)

waarbij de  uitgaven voor het theater bestaan uit de opbrengst voor de artiest plus alle organisatiekosten die voor rekening van het theater zijn.

De (financiële) onderhandelingen spitsen zich vooral toe op de uitgavenkant. Er moeten immers duidelijke afspraken worden gemaakt:

  1. hoe hoog het garantiebedrag is (indien van toepassing);

  2. wat de partage-verdeling is (indien van toepassing);

  3. welke organisatiekosten voor rekening zijn van de artiest;

  4. welke organisatiekosten voor rekening zijn van het theater.

Het moge duidelijk zijn dat het garantiebedrag in zeer belangrijke mate bepaalt of de beoogde voorstelling al dan niet door kan gaan. In een volgend artikel zal onder andere worden ingegaan op de wijze waarop u het beste over de hoogte van dat garantiebedrag, maar ook over de partage-verdeling kunt onderhandelen.

 

Costing – van A tot Z

Er valt een hele checklist met mogelijke organisatiekosten samen te stellen.

Te denken valt aan kosten voor:

  1. het huren van bepaalde instrumenten, zoals een piano of vleugel

  2. het stemmen van bepaalde instrumenten, zoals een piano of vleugel

  3. het huren van een overkapping of zijtent

  4. het huren van een aggregaat

  5. algemene publiciteit

  6. extra publiciteit

  7. het huren van een licht- en/of geluidsinstallatie

  8. de bezoldiging van licht- en/of geluidstechnici

  9. het boeken van een artiest (boekingsfee)

  10. specifieke zaken voor de desbetreffende productie

  11. het voorprogramma

  12. stagehands en/of ander personeel

  13. de beveiliging

  14. parkeerwachten

  15. brandwachten

  16. de EHBO

  17. de schoonmaak (zoals van kleedkamers, toiletten en dergelijke)

  18. het transport van bepaalde attributen

  19. het vervoer van bepaalde personen

  20. de catering

  21. het drukken van tickets en/of programmaboekjes

  22. het aanvragen van vergunningen

  23. verzekeringen

  24. auteursrechten (alleen in het geval dat met de artiest afgesproken is dat het theater deze rechten gaat afdragen)

  25. eventuele extra zaken; bijvoorbeeld zaken die in de rider worden genoemd. (Opmerking: een rider (= een Engelse term die vertaald kan worden met ‘aanvullende clausule’) is in de theater- en muziekwereld een lijst van allerlei voorzieningen die een artiest wenst of eist om zijn optreden mogelijk te maken. Te denken valt bijvoorbeeld aan extra handdoeken, wensen op het gebied van eten en drinken, wensen op het gebied van beveiliging, et cetera.)

  26. zaken die niet te voorzien waren. Hiervoor kunt u 7 % van het totaal van voornoemde kosten rekenen.

Tijdens de onderhandelingen zal moeten worden afgesproken wat er moet worden betaald en door wie. Het totaal aan kosten dat door het theater moet worden betaald (inclusief z) wordt de costing genoemd.

 Opmerking:

In bovenstaande lijst zijn de (verplichte) loonbelasting en sociale premies buiten beschouwing gelaten. Deze lasten worden in het algemeen betaald door het bedrijf of impresariaat waarbij de artiest in dienst is of onder contract staat.

Maar kijk goed uit als u een overeenkomst sluit met een particulier, zoals de artiest. Laat in dat geval de desbetreffende particulier een belastingformulier invullen en ondertekenen, waarin staat dat je als organisatie (openluchttheater) gevrijwaard bent van de verplichting om loonbelasting en sociale premies af te dragen. Doe je dat niet, dan maakt de Belastingdienst een (hoge) schatting van de achterstallige bedragen, die je alsnog moet betalen, plus eventueel ook nog een fikse boete. Een dergelijke aanslag, waar u niet op had gerekend, is uitermate slecht voor het humeur en veroorzaakt zonder meer veel onrust. Om deze uiterst vervelende situatie  te voorkomen, kunt u dit soort zaken beter vooraf goed regelen.

Het overzicht bewaren

Nu hoor ik u al zeggen dat u bang bent om tijdens de onderhandelingen de costing, de partage (en de verdeling daarvan), de netto-recette, de  totale baten, de bruto-recette, de garantie en alle andere zaken met malkander te gaan verwarren. Daar komt nog bij dat voornoemde zaken ook nog eens onderling met elkaar samenhangen. Het is echter wel van essentieel belang dat u tijdens de onderhandelingen het financiële overzicht niet uit het oog verliest.

 

Joost Steins Bisschop (van Natuurtheater De Kersouwe) heeft hiervoor een zeer handig spreadsheet-programma (in Excel) gemaakt. In zijn programma kunnen – tijdens de onderhandelingen – allerlei afspraken en getallen ingevoerd worden (een laptop is hier uiteraard zeer geschikt voor). Het programma laat vervolgens onmiddellijk zien wat de financiële consequenties van allerlei afspraken (kunnen) zijn. Kortom: met dit programma behoudt u tijdens de onderhandelingen steeds een goed financieel overzicht. U moet dan natuurlijk wel weten hoe allerlei begrippen zijn gedefinieerd, maar na het bestuderen van dit artikel heeft u daar hopelijk geen problemen (meer) mee.

Het spreadsheet-programma van Joost zal nog op een paar punten worden bijgeschaafd. Als dat klaar is, kunnen de leden van OPENLUCHTTHEATERS.nl daar gratis een (digitale)  kopie van krijgen.

In de volgende nieuwsbrief zullen we verder op het onderhandelen ingaan, waarbij we aannemen dat u zich dan, door het bestuderen van bovenstaand artikel, het financiële begrippenkader in redelijke mate eigen heeft gemaakt.

 Gebruikte bronnen:

  • Mantelovereenkomst uit 2009 van de Vereniging van Schouwburg- en Concertgebouwdirecties (VSCD)

  • Begrotingsspreadsheet van Joost Steins Bisschop (Natuurtheater De Kersouwe te Heeswijk-Dinther)

  • Informatie die is aangedragen door Floor Visser van First Floor Productions te Amersfoort

  • Wikipedia

 Met veel dank aan: Joost Steins Bisschop en Floor Visser

Fred Wolters

 

Onderhandelen met artiesten