Jaarvergadering 2020

Op maandag 21 december 2020 hebben we online via ZOOM de jaarvergadering van OPENLUCHTTHEATERS.nl gehouden voor de leden. Hieronder treft u een korte samenvatting. Bestuursleden en contactpersonen van theaters die lid zijn van onze vereniging kunnen het volledige verslag met de jaarstukken vinden in de rubriek ‘documenten’ na inloggen in het besloten deel ’theatermakers’ van onze website (heeft u nog geen account, vraag het dan aan bij ledenadministratie@openluchttheaters.nl).

Ja, daar zaten we dan, te wachten tot veel leden zouden inloggen. Het was een zeer speciale belevenis. Rond 19.00 uur waren er al meer dan 25 personen ingelogd en kon Henk als voorzitter de vergadering openen. Bij aanvang van de meeting waren alle deelnemers in de ‘mute’ modus gezet, waardoor deelnemers niet online via spraak konden communiceren, tenzij hij of zij daarvoor toestemming kreeg van de voorzitter. Dat was even wennen, niet spontaan iets kunnen zeggen. Leden konden wel vragen en opmerkingen intypen via de chatfunctie.  Anja verzamelde continu de aldus gestelde vragen en opmerkingen en bracht die op geschikte momenten in de vergadering telkens als het onderwerp aan de orde was. Dat werkte heel goed. Ook bij het instemmen van de begroting bijvoorbeeld. Niet vragen wie gaat akkoord maar vragen wie gaat niet akkoord of wie heeft op- of aanmerkingen. Zo kon Henk de meeste vragen meteen beantwoorden en konden toch de noodzakelijke besluiten met inbreng van de leden en binnen de beschikbare tijd  genomen worden. Hieronder de belangrijke punten die zijn besproken:

• 4 aspirant leden zijn per 1 januari 2021 welkom geheten als volwaardig lid van Openluchttheaters.nl: .Vis-à-Vis Almere, Elsrijk Amstelveen, Bostheater Gramsbergen en de Abdijhof Thorn.
  Er zijn per 1.1. 2021, 42 Openluchttheaters en/ of Openluchttheaters in oprichting lid van onze vereniging.
• Rosalie van Loon gaat door als secretaris van Openluchttheaters.nl. Vooralsnog voor 3 jaar.
• Anja Wiersma is sinds afgelopen winter lid van het bestuur met als hoofdtaak de kennisdeling binnen de theaters. Zij is uw contactpersoon voor het uitwisselen van kennis.
• Het handboek is nagenoeg gereed en beschikbaar. Zie hiervoor het besloten gedeelte ‘Theatermakers’ van onze website. Het blijft een digitaal handboek waarin we steeds de nieuwste ontwikkelingen kunnen toevoegen. We vragen hier extra aandacht van u om het eens kritisch te lezen. Aanvullingen, op- en aanmerkingen zijn van harte welkom.
• Komend jaar gaan we ook en paar keer een online themabijenkomst houden. Gepland staat voor 25 Januari een webinar over de Covid-19 maatregelen. Welke lessen nemen we mee naar 2021 en hoe pareren we de problemen en uitdagingen voor komend speelseizoen?
• Een aantal theaters zijn afgelopen jaar overgestapt op ‘stager’ om alle activiteiten rond voorstellingen te plannen. Besloten werd om ook een webinar te houden over de mogelijkheden van ‘stager’ en andere planprogramma’s.
• PR activiteiten. Deze hebben we besproken. We vragen u ons in de cc te (blijven) zetten bij de verzending van uw persberichten. Zo worden wij goed op de hoogte gehouden van uw theaters. (Email pr@openluchttheaters.nl).
  Als gevolg van het overlijden van Lies Blom zijn we op zoek naar de invulling van de bestuursfunctie PR. Daarnaast zoeken we medewerkers voor een kleine PR werkgroep. Wie binnen uw organisatie wil deze taak op zich nemen? Aan iedereen is het dringende verzoek gedaan om te kijken naar kandidaten in zijn/haar organisatie of netwerk.
• Helaas werd ons jaar getekend door Corona, weinig bezoekersaantallen, maar in de kengetallen kunt u zien dat er veel theaters enorm creatief zijn geweest met voorstellingen en verhuur/gebruik van het theater. Hulde daar voor.
• De financiële jaarcijfers zijn besproken en de leden hebben ze goedgekeurd. Met name dank aan onze penningmeester en aan OLT Oosterhout die dit jaar de cijfers heeft gecontroleerd namens u allen.

De jaardag werd afgesloten met de uitreiking van Epidaurusprijs. Die ging dit jaar naar Vis a Vis uit Almere. Zie ook elders in de nieuwsbrief.

Hopelijk zien we u allen volgend jaar in levenden lijve, in Oosterhout op zaterdag 6 november 2021. Zet het alvast in uw agenda.