De Jaardag: wat is goed en wat kan nog beter?

Eén keer per jaar komen de leden van de OPENLUCHTTHEATERS.NL tijdens de Jaardag bij elkaar. Het bestuur van de OPENLUCHTTHEATERS.NL probeert om – in samenwerking met het ontvangend openluchttheater – die Jaardag zo informatief, efficiënt en aangenaam mogelijk in te richten. Of het bestuur in dat streven slaagt, valt op voorhand moeilijk te zeggen. Alleen een objectief onderzoek kan dat uitwijzen. Aangezien eenieder tamelijk veel kostbare tijd en energie in de Jaardag steekt, is het zinvol om een dergelijk onderzoek uit te voeren.

Vandaar dat het bestuur een geautomatiseerde vragenlijst heeft samengesteld, waarop de leden online  konden reageren. Drieëntwintig personen reageerden op het verzoek om de vragenlijst in te vullen: vijftien van hen hadden de (laatste) Jaardag in Nijverdal bijgewoond en acht niet. Hoewel de respons aan de lage kant was, bevatten de ingevulde gegevens wel voldoende informatie om er interessante conclusies aan te kunnen verbinden.

De vragenlijst
De centrale vraag van dit onderzoek luidt of de leden tevreden zijn over de huidige opzet van de Jaardag wat betreft het informatieve gehalte, de efficiëntie en de organisatie. Deze centrale vraag is in de vragenlijst opgedeeld in drie deelvragen:

1. Welk belang hechten de respondenten aan de verschillende programmaonderdelen?
2. In hoeverre zijn de respondenten tevreden over de wijze waarop deze onderdelen tijdens de Jaardag zijn ingevuld?
3. In hoeverre zijn de respondenten tevreden over de wijze waarop de Jaardag is georganiseerd?

Om de eerste deelvraag te kunnen beantwoorden, kregen de respondenten het verzoek om bij tien programmaonderdelen op een vijfpuntschaal aan te geven – variërend van Totaal onbelangrijk tot Essentieel – hoe belangrijk zij het desbetreffende onderdeel vinden.
Om de tweede deelvraag te kunnen beantwoorden, kregen de respondenten het verzoek om bij dezelfde tien programmaonderdelen als bij deelvraag 1 op een vierpuntschaal aan te geven – variërend van Zeer ontevreden tot Zeer tevreden – hoe tevreden zij over de invulling van de desbetreffende onderdelen zijn.
Om de derde deelvraag te kunnen beantwoorden, kregen de respondenten het verzoek om bij een zevental organisatorische aspecten op een vierpuntschaal aan te geven – variërend van Zeer ontevreden tot Zeer tevreden – hoe tevreden zij over de desbetreffende aspecten zijn. Na het beantwoorden van elke deelvraag kregen de respondenten de gelegenheid om hun scores nader toe te lichten en eventueel nog tips te geven.
Tot slot werden er nog twee vragen gesteld:
1. Hoe tevreden bent u in het algemeen over de Jaardag? (te scoren op een vierpuntschaal, variërend van Zeer ontevreden tot Zeer tevreden)
2. Kunt u dit weergeven in een rapportcijfer?

De resultaten
In onderstaande grafiek staan schematisch de scores van alle drieëntwintig respondenten weergegeven op de dimensie: belangrijkheid der programmaonderdelen.

In deze grafiek valt onder andere af te lezen dat de respondenten:
1. het onderling uitwisselen van kennis en informatie zeer belangrijk vinden;
2. workshop(s), de officiële ledenvergadering en de bezichtiging van het gasttheater behoorlijk belangrijk vinden;
3. een excursie en een markt met kraampjes van de eigen OLT’s het minst belangrijk vinden.

Tevens is gekeken of de personen die de Jaardag hebben bijgewoond anders op voornoemde dimensie scoorden dan de acht afwezigen (zeven van hen waren afwezig wegens tijdgebrek en één afwezige kon niet wegens een evenement in het eigen theater). De resultaten daarvan staan in onderstaande grafiek weergegeven.

In deze grafiek valt onder andere te zien, dat de aanwezigen op bijna alle onderdelen hoger scoorden dan de afwezigen; dat wil zeggen dat de aanwezigen, gemiddeld genomen, de programmaonderdelen (ietsje) belangrijker achtten dan de afwezigen. Dit verschil blijkt statistisch significant te zijn; oftewel dit verschil valt redelijkerwijs niet aan toeval toe te schrijven.

In onderstaande grafiek is schematisch weergegeven hoe tevreden de vijftien respondenten (alleen de personen die de Jaardag zelf hebben bijgewoond) zijn over de invulling der programmaonderdelen.

In deze grafiek valt onder andere te zien, dat
1. de respondenten tevreden zijn over de meeste onderdelen van de Jaardag;
2. de respondenten vinden dat de volgende drie onderdelen vatbaar zijn voor verbetering:
 a. de informele kennisuitwisseling;
 b. de officiële ledenvergadering;
 c. de markt van impresariaten en artiesten.

In onderstaande grafiek is schematisch weergegeven hoe tevreden de vijftien aanwezige respondenten zijn over de organisatie van de Jaardag.

In deze grafiek valt onder andere af te lezen, dat
1. de respondenten over het geheel tevreden zijn over de organisatie van de Jaardag;
2. de respondenten het meest tevreden zijn over de sfeer en de catering (Nijverdal).

Zoals u weet, hebben we de respondenten tevens gevraagd of ze nog commentaar en/of tips hadden. Samengevat komen deze aanvullingen op het volgende neer:
a. het uitwisselen van kennis en informatie vindt men erg belangrijk. Mogelijkheden hiertoe moeten worden uitgebreid; bijvoorbeeld met workshops;
b. De huidige ledenvergadering biedt te weinig inhoud. Er is behoefte aan meer ruimte voor onderlinge discussie tijdens dit onderdeel van de Jaardag;
c. De Markt (van impresariaten en artiesten) vindt men nuttig (ook als ontmoetingsplaats), maar verdient een professionelere opzet dan nu het geval is;
d. Een randprogramma (excursie) is leuk en interessant, maar kost vergt tamelijk veel tijd, dat ten koste gaat van een inhoudelijk kennisuitwisseling. Twee respondenten gaven in hun commentaar expliciet aan dat ze geen prijs op een excursie stellen en drie respondenten gaven duidelijk aan dat ze een excursie feitelijk overbodig vinden. 
e. Plan de Jaardag niet al te vol.

Tot slot kan nog worden gemeld dat de aanwezigen (die de Jaardag in Nijverdal hebben bezocht) de Jaardag als geheel gemiddeld het rapportcijfer 7,6 gaven.

Conclusie
A. de Jaardag wordt in het algemeen als positief ervaren;
B. een aantal onderdelen zijn echter voor verbetering vatbaar, namelijk:
 1.   de mogelijkheden en momenten om onderling kennis en ervaringen uit te wisselen;
 2.   de officiële ledenvergadering graag meer interactie en inhoud;
 3.   de markt voor impresariaten en artiesten graag een wat professionelere aanpak;
C. een tweetal onderdelen ervaart men als niet of minder nuttig:
1. de Markt met kraampjes van de eigen openluchttheaters;
2. excursies in de gemeente van het ontvangende theater  (“wel leuk, niet nuttig. Dit geldt in het bijzonder als die excursies onevenredig veel tijd in beslag nemen”).

Vanzelfsprekend zal het bestuur proberen om bovenstaande conclusies zo goed mogelijk in het programma van de eerstvolgende Jaardag (in Bloemendaal) te verwerken.
Wilt u naar aanleiding van dit artikel nog reageren, schroom dan niet om contact met OPENLUCHTTHEATERS.NL op te nemen (e-mail: secretaris@openluchttheaters.nl).